本節書摘來自異步社區出版社《Access 2007開發指南(修訂版)》一書中的第1章，第1.9節，作者： 【美】Alison Balter，更多章節內容可以訪問云棲社區“異步社區”公眾號查看。

1.9　Access 2007的新功能

Access 2007開發指南(修訂版)
Access 2007添加了大量新功能，它們都值得一看。雖然Microsoft將許多這些功能定位于終端用戶，但是在產品中還是有許多其他有用的改進。接下來的章節提供了這些新功能的概況。本書的適當章節還會詳細介紹每個功能。

1.9.1　用戶界面的新功能

Access 2007的用戶界面是經過重新設計的。Microsoft公司作出這樣的改變，是為了幫助用戶在需要某些命令的時候，方便地找到它們。以前許多功能深藏在Access菜單結構中，現在用戶則可以輕松地找到它們。從啟動Access 2007的時刻開始到退出該應用程序，用戶的感覺將完全不同于使用Access 2003時的感覺，也不同于使用任何以前版本的Access的感覺。

當啟動Access 2007后，屏幕如圖1.17所示。此時，可以選擇創建一個新的空數據庫，打開最近使用過的某個數據庫，打開其他現有的數據庫，或是從模板創建一個新數據庫。如果選擇“空白數據庫”，Access就會提示輸入數據庫的名稱和位置，如圖1.18所示。在單擊“創建”按鈕后，屏幕就會如圖1.19所示。

注意，Access 2007提供了一套選項卡式的界面，如圖1.19所示。當創建一個新的空白數據庫時，Access 2007會生成一個新數據表，這樣用戶就可以在數據庫中創建第一個表了?？梢允褂眠@個技巧創建一張表，或者可以在“設計”視圖中創建表。注意，選項卡下面的部分看上去就像工具欄一樣。這個工具欄叫做“功能區（ribbon）”。節將會詳細地介紹功能區。后續的各節將會介紹Access 2007中使用的每個選項卡。

1.9.2　認識功能區

功能區是該程序頂部的區域，它代替了菜單和工具欄。使用功能區可以選擇想要操作的命令的類別。功能區包含命令選項卡和上下文命令選項卡。下面小節將介紹這兩種選項卡。

1．探索命令選項卡
當啟動Access 2007后，就會出現選項卡式的界面。這些選項卡包括“開始”、“創建”、“外部數據”、“數據庫工具”和“數據表”。本節將探究每個選項卡的詳細內容。

第1個選項卡就是“開始”選項卡（如圖1.20所示）。利用它可以實現如下類型的功能：

在視圖間切換（數據表和設計）；
剪切、復制和粘貼；
格式化文本（添加粗體或下劃線，改變字體等）；
操作多格式文本（項目符號列表和編號列表）；
操作記錄（保存、合計及拼寫檢查等）；
排序和篩選數據；
按照特定的條件查找數據。

第2個選項卡是“創建”選項卡（如圖1.21所示）。利用它可以實現如下類型的功能：

創建表、表模板和SharePoint列表；
創建不同類型的窗體；
創建不同類型的報表；
創建查詢和宏。

第3個選項卡是“外部數據”選項卡（如圖1.22所示）。利用這個選項卡可以實現如下類型的功能：

處理已保存的導入和導出；
連接到其他Access數據庫、Excel數據表、SharePoint列表、文本文件、XML文件，以及其他諸如開放式數據庫互接（Open Data Base Connectivity，ODBC）數據庫；
創建和管理電子郵件。

第4個選項卡是“數據庫工具”選項卡（如圖1.23所示）。利用它可以實現如下功能：

啟動Visual Basic編輯器；
操作宏；
操作關系和對象相關性；
執行分析任務；
連接SQL Server；
操作鏈接表；
管理切換面板；
用密碼加密數據庫；
操作加載項；
編譯數據庫。

2．探索上下文命令選項卡
其他選項卡都是上下文命令選項卡，它們會依賴于用戶的行為而改變。例如，當第1次創建新數據庫時，Access會假定第1個任務就是創建一張新表。所以就會出現“數據表”視圖，并且會顯示“數據表”選項卡（如圖1.24所示）。利用該選項卡可以實現與操作數據表相關的所有任務。這些任務包括操作字段和列，修改與列相關的數據類型和格式以及操作關系。本書將以這種簡介的方式適當地介紹每個下文選項卡。

3．利用庫
庫是一種可視化顯示選擇的控件，有了它用戶就可以看見將要獲得的結果。這樣就可以瀏覽并查看Access 2007能做什么。圖1.25提供了一個例子，如用戶所見，當單擊“網格線”按鈕右邊的箭頭時，一個庫就會出現，并展示每個會出現的結果。這個功能使用戶可以方便地從提供的選項中作出自己的選擇。

4．操作快速訪問工具欄
“快速訪問”工具欄是一個標準工具欄，它出現在功能區的頂部，并能夠通過單擊就可以訪問命令，例如“保存”和“撤消”。注意圖1.26中的“保存”、“打印”和“撤消”按鈕，這些按鈕都在“快速訪問”工具欄上，用戶可以隨時方便地訪問它們。用戶可以自定義“快速訪問”工具欄，用以包括最常用的命令；還可以修改工具欄的位置和大小。如用戶所見，小工具欄出現在命令選項卡上。要改變“快速訪問”工具欄的位置，只須右鍵單擊工具欄，然后在彈出的快捷菜單中選擇“在功能區下方顯示”命令即可。工具欄就會出現在功能區下面（如圖1.27所示）。

5．使用“Microsoft Office Access”按鈕
“Microsoft Office Access”按鈕出現在應用程序窗口的左上角。當單擊“Microsoft Office Access”按鈕后，就會出現一個菜單（如圖1.28所示）。使用該菜單，可以實現以下任務：

創建新數據庫；
打開現有數據庫；
保存改變到當前對象；
使用“另存為”菜單命令將文件保存為其他Access文件格式，或者保存到網頁服務器、PDF及XPS文件中；
打印及打印預覽；
通過壓縮和修復數據庫、備份數據庫、操作數據庫屬性來管理數據庫；
將數據庫以電子郵件的形式發給其他人；
關閉當前數據庫。

6．功能區的提示和技巧
在Access 2007中可以使用與Access以前版本中相同的鍵盤快捷鍵。這意味著可以使用用戶已經非常熟悉的鍵盤快捷鍵實現許多常用的功能（例如“保存”）。當在功能區中將鼠標指針懸停在與鍵盤快捷鍵相聯系的按鈕之上時，作為“屏幕提示”的快捷鍵就會出現（如圖1.29所示）。

另外一個查看鍵盤快捷鍵的方法是，在特定的選項卡上按下Alt鍵。此時所有Alt快捷鍵會以小指示符的形式出現（如圖1.30所示）。例如，當在“開始”選項激活時按下Alt鍵，就可看見“Alt+F”快捷鍵可以訪問“Microsoft Office Access”按鈕。

有時，用戶需要額外的屏幕控件，并希望壓縮功能區，僅顯示出激活的命令。Access 2007可以很容易地實現該功能。要壓縮功能區，只須雙擊激活的命令選項卡，應用程序窗口就會如圖1.31所示。要再次打開它，只須單擊想要激活的選項卡。

7．自定義快速訪問工具欄
正如前面“操作快速訪問工具欄”一小節所提及的，可以自定義“快速訪問工具欄”。右鍵單擊工具欄，將會彈出一個與上下文相關的快捷菜單（如圖1.32所示）。

選擇“自定義快速訪問工具欄”命令，帶有“自定義”選擇頁面的“Access選項”對話框將會出現（如圖1.33所示）。

下面是自定義“快速訪問工具欄”的步驟。

使用“從下列位置選擇命令”下拉列表，選擇想要使用的命令類別。例如，在圖1.34中，選中了“創建選項卡”命令。

（1）使用“自定義快速訪問工具欄”下拉列表，決定變化是用于使用文檔，還是指定的正在操作的文檔。

（2）從對話框左邊的列表框中選擇一個命令，單擊“添加”按鈕將它添加到對話框右邊的列表框中。例如，在圖1.34中，從“創建選項卡”下拉列表框中添加了“空白窗體”命令。

（3）使用對話框右邊的上下箭頭，可以在現有命令列表內將命令向上或向下移動。

（4）在添加了所有想要的命令后，單擊“確定”按鈕結束該過程。現在 “快速訪問”工具欄會顯示連接了命令的圖標，這些命令是用戶添加給工具欄的（如圖1.35所示）。

如果想要將“快速訪問”工具欄重設到默認值，可以單擊“Access選項”對話框中“自定義”頁面的“重設”按鈕。

1.9.3　認識導航窗格

Microsoft公司使用“導航窗格”代替了數據庫窗口。“導航窗格”包含數據庫中所有對象的名稱，有窗體、報表、頁面、宏及組成數據庫的模塊。在圖1.36中，可以看到“聯系人”數據庫由一個表、一個查詢、兩個窗體和兩個報表構成。

給數據庫對象應用一個命令很容易。只須簡單地用右鍵單擊對象，就會彈出與上下文相關的快捷菜單。例如，利用與“聯系人”表相關的上下文菜單可以打開、設計、導入、導出、刪除以及在管理一個表時執行其他必要的重要功能（如圖1.37所示）。另外一個例子是，當右鍵單擊窗體時，彈出的與上下文相關的快捷菜單。在圖1.38所示窗體的選項和表中的選項有很大的區別。它們包括在不同視圖中操作窗體的能力，還可以導出、重命名和刪除窗體以及查看視圖屬性。

1.9.4　操作選項卡式的文檔

在Access 2003中，所有打開的文檔（如窗體、報表等）會出現在任務欄中?，F在，Mircosoft使用選項卡式的文檔代替了這種范式。當打開窗體、報表和其他對象后，它們會以選項卡的形式出現在功能區上（如圖1.39所示）。只須通過單擊每個選項卡，就可以輕松地在對象間切換。注意圖1.39中，打開了3個對象：聯系人列表、聯系人擴展信息和聯系人通訊簿。“聯系人列表”窗體是當前激活的選項卡。

1．顯示或隱藏文檔選項卡
如果用戶偏好使用較老的方式，一次只查看一個對象，或是在任務欄上顯示重疊的窗口，那么可以通過使用“Access選項”改變Access的行為。按照下面的步驟可以做到一次僅查看一個對象：

（1）單擊“Microsoft Office”按鈕；

（2）單擊“Access選項”按鈕（如圖1.40所示），就會出現“Access選項對話框”；

（3）選擇“當前數據庫”，如圖1.41所示；

（4）在“應用程序選項”窗口中，取消對“顯示文檔選項卡”復選框的勾選；

（5）單擊“確定”按鈕關閉該對話框，就會收到一條信息：“必須關閉并重新打開當前數據庫，指定選項才能生效”；

（6）關閉并重新打開該數據庫，就可以看見生效后的改變，此時，屏幕如圖1.42所示，在功能區下方已經沒有了選項卡。

2．顯示重疊窗口
還有一個選項是顯示重疊窗口。以下是涉及到的步驟：

（1）單擊“Microsoft Office”按鈕；

（2）單擊“Access選項”按鈕，打開“Access選項”對話框；

（3）選擇“當前數據庫”；

（4）選擇“重疊窗口”單選按鈕；

（5）單擊“確定”按鈕關閉該對話框；

（6）改變并重新打開該數據庫可以查看到生效的結果，此時，屏幕應該如圖1.43所示，注意，在功能區下方沒有顯示選項卡。

注意

“顯示文檔選項卡”設置是默認數據庫設置。必須為每個數據庫修改該設置。使用Access 2007創建的新數據庫默認顯示文檔選項卡，而Access以前版本創建的數據庫默認使用重疊窗口。

1.9.5　探索新的狀態欄

Access 2007中的狀態欄和其以前版本中的狀態欄十分相似，但是它也有一些新的功能。除了可以顯示狀態信息、屬性提示、過程指示符以及其他與以前版本的Access相似的功能外，用戶還可以利用新狀態欄修改當前視圖，例如縮放它們。它還提供了豐富的右鍵單擊功能。

只須通過單擊狀態欄右下角的適當工具，就可以快速且方便地修改正在操作的視圖（如圖1.44所示）。例如，當打開一個窗體后，就可以在“窗體視圖”、“數據表視圖”、“布局視圖”和“設計視圖”之間切換。當打開一張表后，可以在“數據表視圖”、“數據透視表視圖”、“數據透視圖視圖”和“設計視圖”之間切換。

新狀態欄的另外一個功能是調整縮放的級別，即可以放大或縮小。

最后，在右鍵單擊新狀態欄后，會發現它提供了一系列可用的命令。如圖1.45所示，可以執行諸如改變“大寫”設置、“數字”設置及是否篩選數據的命令。要做到這些，只須選擇或取消選擇適當的設置。

顯示或隱藏狀態欄
Access 2007提供了顯示或隱藏狀態欄的選項。采取下面的步驟，可以改變狀態欄的顯示狀況：

（1）單擊“Microsoft Office”按鈕；

（2）單擊“Access選項”按鈕，打開“Access選項”對話框；

（3）選擇“當前數據庫”；

（4）在“應用程序選項”窗口中取消對“顯示狀態欄”復選框的勾選；

（5）單擊“確定”按鈕關閉對話框；

（6）改變并重新打開數據庫，狀態欄就不會再出現（如圖1.46所示）。

1.9.6　操作浮動工具欄

Access 2007提供了許多文本格式化功能。在以前的Access版本中，格式化文本需要使用菜單或顯示格式化工具欄。利用浮動工具欄可以方便地訪問格式化功能，而不需要使用菜單或顯示工具欄。

具體操作步驟如下所示：

（1）選擇要改變的文本（文本必須在使用了多文本功能的備注字段中），浮動工具欄將出現在選中的文本上方（如圖1.47所示）；

（2）選擇適當的格式化選項（例如加粗）；

（3）將鼠標指針從浮動工具欄上移開，浮動工具欄就會漸漸消失，而文本會以選中的格式出現（如圖1.48所示）。

注意

如果不想給選中的文本應用格式，只須將鼠標指針從工具欄上移開一點點，浮動工具欄就會消失。

只能在特定的情況中應用格式。例如在“備注”字段中，它的“文本格式”屬性是被設置為“多文本”。

1.9.7　窗體的新功能

Access 2007中窗體可用的新功能的數量巨大，因此在這只會提供一個概況，在第5章中將會詳細地介紹。窗體的新功能如下所示：

使用“快速創建”創建窗體的能力；
名為“布局視圖”的新視圖；
操作“堆疊式”和“表格式”布局的能力；
分割窗體；
切換背景顏色；
給窗體數據的新的篩選功能。

1.9.8　報表的新功能

報表也有大量的新功能，許多功能與以前用于報表的功能相似。它們包括以下內容：

使用“開始創建”創建報表的能力；
名為“布局視圖”的新視圖；
操作“堆疊式”和“表格式”布局的能力；
新的“分組”、“排序”和“匯總”功能。

1.9.9　透視表和透視圖

Access 2002、2003和2007允許用戶在“數據透視表”和“數據透視圖”視圖中查看任意表、查詢或窗體。利用數據透視表和數據透視圖可以方便地對相當復雜的數據進行分析。這意味著用戶可以在Access中直接執行許多數據分析任務，而這之前必須在Excel中完成。數據透視表和數據透視圖也能用于子窗體中，并且對于它們引起的事件，可以通過編程作出反應。

總結

以上是生活随笔為你收集整理的《Access 2007开发指南(修订版)》一一1.9　Access 2007的新功能的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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