卓越管理的秘密（Behind Closed Doors）
或許提到本書甚至本書的作者Johanna Rothman我們會感到些許陌生，那么提起她的另一本獲得素有軟件界奧斯卡之稱的Jolt生產效率大獎的名著《項目管理修煉之道》，會不會驚訝的發現，原來是她！
很久以前就買了英文版的Behind Closed Doors: Secrets of Great Management一書（中文版為《門后的秘密：卓越管理的故事》），可惜當時并沒有引起足夠的重視，草草翻閱后便束之高閣。開始的印象就是一本以故事敘述為主的工作場景再現，配以總結的若干管理技巧和實用方法。后來在工作中遇到了一些管理上的問題，在書架上再次翻開此書，對于團隊管理才有了新的感悟。
近期一位朋友與筆者聊天中談及工作中的團隊管理瑣事，我腦海里浮現的就是這本書。于是向他推薦，得到的反饋就是一個贊字，書如其名，撥云見日。順便在此留下個人的讀書筆記，主要摘錄了書中的重要觀點和可行性條目。本文大部分來自書中的原標題和黑體建議，由于看的是英文原版，在寫下個人的理解時盡量都給出原文。
想要成為一名卓越的管理者，僅僅避免犯錯誤是不夠的，還應該主動學習管理的技藝（the craft of management）。
卓越管理是領導和培養員工并管理工作任務。Great management is about leading and developing people and managing tasks.
除了掌握管理學的理論知識外，作為一名卓越的管理者，還必須透徹理解管理的精髓。在工作中靈活地運用多種手段和技巧，因勢利導、因地制宜、隨機應變，無論方法如何變，但管理的目標和成果始終不變！這真正體現了管理的藝術。
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week 1: Learn about the People and the Work?
無論是作為公司的高管，或是部門的領導，還是團隊的負責人，首先要了解人員和工作，這是所有管理工作的開始和基礎。所以當我們進入一個新的組織或開始新的工作時，首先要知道三件事：
1）、這些人是誰，他們的優點和興趣是什么，他們正在從事什么工作；
2）、團隊的既定任務以及該團隊如何產生價值；
3）、團隊是如何與公司整個組織相契合的。
那么如何能夠快速清晰的了解這些信息呢？?有一種方法很不錯，那就是與向你匯報工作的直接下屬進行一對一的面談（one-on-one）。這不但能夠讓你了解成員，還能有效的建立起相互的信任，從而為建立一個具有凝聚力的團體打下堅實的基礎。
向每一名團隊成員了解情況，了解并掌握到底在做什么：項目工作、臨時性工作、周期性工作、持續性工作和管理工作。
一次只管理一個人（Manage one person at a time）：為每周的會面確定固定時間，注意會面禮儀，真誠地會面，保持會談的慣有形式，根據不同的人變通。
另外還有兩點特別需要注意：首先會面時間不要過長；其次，如果辦不到，就不要主動提供幫助。
掌握實時情況（Keep a finger on the pulse）：尊重成員的空間和時間，對成員提出的要求或是工作觀察做下筆記。
收集當前工作的數據（Gather data ?about current work）：創建一幅可見工作圖表，反復迭代式的收集信息，有時候我們需要理解員工的低落甚至抵觸情緒。
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嘗試如下做法：
1、開始與每一名團隊成員進行每周一次的一對一會談。
2、注意成員的出色表現，并及時提出表揚。
3、走出自己的辦公室！“走動和聆聽”管理法的關鍵就在于注意改變。熟悉正常的辦公室分貝級別、布置裝飾和團隊的士氣。
4、羅列出團隊的所有工作內容，包括你自己的工作。
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week 2:?Bringing Order to the Chaos
正如錢是掙不完的，事情也總是做不完的，工作更是如此，要想一下子完成所有工作是不可能的。這就是管理者需要想辦法解決，也必須解決的問題：如何分清工作的優先順序（set clear priorities），如何做到要事優先，并優先選擇完成那些能夠幫助整個團隊或組織實現最終目標的工作。
建立項目組合管理：工作與目標一致（Create the project portfolio: match the work to the goals）：更新可見的圖表，明確并傳達部門目標，將項目歸類。
找到適合員工的角色（Match the roles with the people）：與角色匹配的優勢和天資，提供反饋信息，聘用最佳人選，分析工作，搜索應聘者，篩選應聘者，設計行為描述問題，面試前先電話面試，準備一次實戰演習，面試小組對應聘者進行面試，在挑選新團隊成員或領導者時面試官越多越好，聽取面試小組的評估意見，核實信息，發出Offer。
制定計劃，使新成員融入團隊（Plan to integrate new team members）：制定清單并依此做好準備工作，確保新員工在入職的第一天了解工作情況，為新員工安排陪同人員，團隊重建更新。
項目組合管理（Manage the project portfolio）：要事優先，為重要工作安排人手，不要給員工同時分配多項任務，取消、推遲或者重新按序排列項目。
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嘗試如下做法：
1、明確團隊目標。看是否能清楚地表述部門目標。如果可以，那么看看表述的目標是否得到了認可。在就關鍵目標達成一致意見后，詢問團隊成員對團隊目標的意見，并就這個問題與團隊成員展開討論，探討團隊將如何為組織創造價值，以及團隊成員認為什么才是最重要的產出。確保每名團隊成員都清楚理解這一團隊目標。
2、建立第一版的項目組合管理，將其張貼在會議室的墻上。用上周整理出來的工作任務列表，做出每周的工作計劃。
3、下一次的一對一會談時，問問成員哪些工作讓他們滿意（當然也可以是不滿咯），他們愿意在哪一項技術上作出改進，以及是否愿意繼續在同樣或類似的工作中提高技術。應該以開明的態度對待想要調換工作的員工。看看有沒有可能在團隊內部幫助員工實現職位調整。如果有員工的確想調到別的團隊，你就要對該職位的工作內容進行分析，以便可以找到合適的替代人選。
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week 3:?Building the Team
一個有凝聚力的團隊（jelled team），需要有共同的目標，成員之間相互信任，相互合作，并且善于溝通，所有的成員必須一起努力奮斗。
建立共同目標（Create shared goals）：為團隊制定一個共同的管理目標，促進共同目標的良好發展，制定行動計劃，準備后續行動。
提供及時反饋（Provide timely feedback）：在事件發生后快速的提供反饋，私下提交反饋，描述行為或結果，評估不同于反饋，聽取其他成員的意見，記錄反饋會話。
當反饋無法改善當前情形時，我們需要采取一些措施：比如發出口頭警告，甚至正式的書面警告，并著手實施“康復”計劃，最后千萬不要低估了低效在團隊中的影響力。
嘗試如下做法：
1、評估小組會議。該會議是否能夠讓所有的參與者之間友好的進行信息交流？該會議是否有明確的行動導向的結果？
2、在一對一會談時提供及時的反饋。無論事情進展的是好還是壞，都應該提供反饋信息；如果發現問題，最好是采取一對一的方式當面指出需要作出改變的地方。
3、捫心自問是否有刻意回避任何反饋問題？如果有，找出原因。
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week 4:?Managing Day by Day
每個團隊中的成員都是獨特的，也是獨一無二的。有人需要對個人行為作出反饋，有人需要對職業發展作出規劃，有人需要在工作中樹立威信和影響力。逐日的進行獨立指導（individual coaching），提高員工的業務能力、改善人際關系、建立相互信任。
建立個人目標（Create individual goals for each person）：提供公司或部門的目標和任務情況，設立獨立的個體目標，制定詳細的行動計劃，并為該計劃建立一對一的跟蹤體系。
成功指導（Coaching for success）：指導是一種幫助，生成多種選項，體驗影響，制定行動計劃，跟蹤進度。
學習影響（Learning to influence）：為有影響力的談話做好準備，探討興趣而不是職位，隨時準備一起發現解決方法。
利用好反饋的機會（Capitalizing on feedback opportunities）：不管是技術方面還是人際關系方面，管理者都需要通過獲取信息來了解員工的工作情況。在問題還不嚴重時，有效、及時的反饋會很快顯示出其效果。
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嘗試如下做法：
1、在一對一談話時尋找機會，制定或討論職業規劃或者了解目前的進度。
2、列出成員的工作及相關信息。無論目前是否真的需要或必要，盡力為每位成員列出獨立的優點清單。
3、檢查盲點。作為一個管理者，應盡量避免使用無意義甚至侮辱性的動作或語言來表述事情和問題，這樣不單會降低工作的有效性，更會傷害成員情感、傷害團隊合作。管理者應該盡量以陳述的方式來描述自己的感受，找可信賴的同事去處理。
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week 5:?Discovering Lurking Problems
發現潛在的問題。并不是每個問題都是單一存在的，有的問題是整個系統的一部分，而且需要幾個組的成員一起解決。這就需要經驗豐富的管理人員（seasoned manager）找到問題所在，然后去協調處理。記住這條指導方針：讓從事這個工作的人成為解決問題的一部分（the people who perform the work need to be part of the solution）。
認清混亂的問題：僅憑一名管理者無法解決的問題（Recognize messy problems: problems that are bigger than one manager can fix）：找出人為的約束和限制，聽取問題的根本點，尋找可執行的解決方法，解決問題，而不是想辦法去抱怨和責備。
作為管理團隊來解決問題（Solving problem as a management team）：搞集體創新，描述問題，收集并記錄數據，進行頭腦風暴，存檔決定，找到可行的方法，制定行動計劃。
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嘗試如下做法：
1、列出團隊當前的問題。找出幾個可解決問題（但不是獨立就能解決的，需要團隊小組配合解決的）并在下次會議時展開討論。
2、增強團隊的解決問題能力。盡量讓團隊中的所有成員都參與到解決問題的過程中來。
3、如果此時你還沒有更新你的項目組合，趕緊行動吧。一個過期的項目組合是沒有任何用處的。
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week 6:?Building Capability
培養團隊的能力。管理者應該利用每次與成員一對一會談的機會，為他們提供反饋和指導。提供反饋是管理者的職責和義務；提供指導并不是必須的，看具體情況而定。但是作為一個管理者，應該隨時準備著為團隊成員提供訓練指導（initiate coaching），特別是看到團隊中出現問題或者項目出現風險時，必須出手做點什么了。
學會委派（Learning to delegate）：確定什么事情能夠委派，了解誰能夠處理該工作，將委派作為一種投資，考慮到可接受的結果，確定監測進展的方法。
注意并重視改變和貢獻（Notice and appreciate changes and contributions）：注意到成員做的正確的事，以自己的方式，如每周例會公開的贊許他們的行為（不是感謝）。
自我管理（Manage yourself）：意識是第一步，注意觸發時機，選擇自己的回應方式，管理自己的情緒，獲取關于展示給他人的反饋信息。
每周為團隊成員提供指導（Develop the people in your group every week）：了解團隊中的成員想要什么，就此制定計劃并跟蹤，尋找其他機會去實踐新的技能，不要阻止成員的發展或離去，提供更好的發展計劃，將職業規劃和評價區分開來，因為職業規劃并不是醫療康復計劃。
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嘗試如下做法：
1、放下手中的一部分工作，將他們委派給其他人做吧。
2、堅持每周的一對一會談，注意并重視每個人的變化，不要吝惜你的贊許。
3、如果你還沒有嘗試過指導他人，在團隊中找一個合適的成員，趕緊行動吧。
4、在團隊中挑選幾個可信賴的成員，向他們尋求情緒管理的反饋信息。
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week 7: Dealing with Corporate Realities
如果你覺得已經萬事俱備了，很遺憾，事實證明我們還需要東風！
有效地應對變化，不折騰！Dealing with Corporate Realities without Rolling Over.
墨菲定律（Murphy's Law:?Anything that can go wrong will go wrong）：如果事情有變壞的可能，不管這種可能性有多小，它總會發生。
設法應對上司，維護你的團隊（Manage your boss, stand up for your team）：了解公司中其他的實際情況，避免不成熟的決定，仔細審查可選項并及時匯報。
帶領團隊適應工作優先順序的變化（Leading your team through a change in priorities）：用事實擊碎謠言，讓你的團隊知道你的應對方法和措施，及時作出重新規劃。
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嘗試如下做法：
1、審視其他管理者的建議和意見。雖然無需立即做出反應，但應該隨時收集相關信息，對可能產生的變動制定一個假設方案以便應對。
2、回顧公司管理模式。為發布產品規律和變化做一張圖表，什么時候發生變化？發生變化的原因是什么？變化對團隊產生什么影響？下一次變化發生時應該采取什么應對策略？
3、下次面對這種情況，提前制定幾個可行的可選方案以期完成工作任務。
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Epilogue: What Management Is
什么是管理？
管理是為了有目的的組織，產出成果并培養能力。Management exists to organize purposefully. The whole purpose is to deliver results and build capacity.
來個總結吧，這里就不展開了，通過上面的文字相信園友已經完全理解了。不翻譯了，真心累，就照抄一回原書的黑體字吧，詮釋一下管理的秘密：
Apply simple-but not easy-practices consistently.
Learn about your staff as people.
Work with other managers as a team.
Develop shared goals.
Explain the goals.
Define what sucess means.
Tackle the highest-priority work.
Help people work together effectively.
Create an environment of trust.
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It's conceptually easy but operationally difficult.
哎，真的是說起來容易做起了難啊~
剩下的就是全書總結的13條卓越管理的實踐技巧（Techniques for Practicing Great Management）。筆者認為是全書的精華，其可操作性的規范條目，每一條都值得細細品味和認真實踐。主要分為與團隊合作，在公司或組織的大環境下工作和提高自身能力三部分。
不想做的虎頭蛇尾有始無終草草收場，但寫了這么多確實很累了，暫時先列出所有實踐技巧名稱的索引。
既然是精華，打算在后續為每個實踐技巧另外獨立開篇?完善吧~也算是一種補償了。
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Techniques for Practicing Great Management
1. Guildelines for Effective Coaching
2. Setup for Successful Delegation
3. Facilitation Essentials for Managers
4. Guide to Giving Effective Feedback
5. Welcoming New Hires
6. Setting SMART Goals
7. What Goes on Inside our heads
8. Manage by Walking Around & Listening
9. Run Effective Meetings
10. Making One-on-One Work
11. Preparing for Influence
12. Solving Problems: Create New Situations
13. Project Poortfolio Planning Tips
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轉載于:https://www.cnblogs.com/iPragmatic/p/Behind-Closed-Doors.html
總結
以上是生活随笔為你收集整理的卓越管理的秘密（Behind Closed Doors）的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。
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